FAQ sur le médiateur

• Quelles sont les missions du médiateur ?

  Les employés ont le droit d’alerter sur des situations qui laissent supposer une violation des lois ou des règles internes. L'avocat externe agissant en qualité de médiateur reçoit ces signalements. Il offre un espace légalement protégé et confidentiel hors de l’entreprise. Il informe le lanceur d’alerte de ses droits et de la suite de la procédure. C’est uniquement avec l’accord du lanceur d’alerte que le médiateur transmet l’alerte à son interlocuteur dans l’entreprise. Le nom du lanceur d’alerte n'est pas cité. Le médiateur pourra être impliqué dans la procédure à titre de personne de confiance. Il se tient à tout moment à la disposition du lanceur d’alerte comme interlocuteur. 

• Qui peut s’adresser au médiateur ?

  Les employés, mais aussi entre autres les fournisseurs, les distributeurs et les clients peuvent s’adresser au bureau du médiateur.

• Quels types de signalement peut-on adresser au médiateur ?

  Le médiateur peut recevoir des signalements sur la violation de lois et de règles internes. L’objectif premier est de signaler et prévenir des infractions économiques, des fraudes comptables et des détournements d’actifs. Les infractions aux directives internes et les violations des obligations de diligence raisonnable en matière de droits de l’homme peuvent également faire l’objet de signalements.

• Puis-je être certain que le médiateur ne transmet que les informations que je l’autorise à transmettre ?

  Oui. Seul le lanceur d’alerte décide des informations qu’il communique au médiateur et des informations que le médiateur doit transmettre à l'entreprise. Ce n’est qu’en présence d'abus, c’est-à-dire en cas d’informations délibérément fausses, que le médiateur est autorisé à transmettre des informations, même contre la volonté du lanceur d’alerte. Le médiateur informe le lanceur d’alerte de cette possibilité dès le premier contact.

• Faire appel au médiateur est-il payant ?

  Non, tout le monde peut faire appel au médiateur gratuitement.

• Puis-je m’adresser de manière anonyme au médiateur ?

  Oui, les lanceurs d’alerte peuvent s’adresser anonymement au médiateur. Cette possibilité s’applique dès la prise de contact initiale avec le médiateur. Sur demande, le médiateur préserve aussi l’anonymat du lanceur d’alerte vis-à-vis de l’entreprise.

• Quelles sont les suites de mon signalement ?

  Le signalement sera examiné dans le respect de la loi et des règles internes et en tenant compte des intérêts de toutes les parties concernées. À cette fin, le centre de médiation transmet le signalement à son interlocuteur dans l’entreprise après examen préalable.

• Puis-je contacter le médiateur pour connaître l’avancée de la procédure ?

  Le lanceur d’alerte peut s’informer à tout moment de l’avancée de la procédure auprès du médiateur. Le médiateur l’informera de l’issue du signalement au plus tard après la clôture de l’affaire, dans la mesure autorisée par la loi.

• Est-ce que le médiateur devient « mon avocat » lorsque je le contacte ?

  Non, le médiateur n’a pas le droit de représenter un lanceur d’alerte dans une procédure administrative ou judiciaire. Pour cette raison, le médiateur ne peut et ne doit pas entreprendre de démarches pour faire valoir les droits des personnes ou les revendications du lanceur d’alerte devant les tribunaux.

• Le médiateur est-il véritablement indépendant ?

  Oui. Le médiateur est un avocat autonome et indépendant qui n’est soumis à aucune instruction de l’entreprise concernant le traitement de fond de l’affaire. Le médiateur décide, si et dans quelle mesure il peut informer l’entreprise de la situation après avoir procédé à un examen consciencieux.

• Comment initier le premier contact ?

  La prise de contact initiale peut se faire par la plateforme (lien de prise de contact), lors d’un entretien téléphonique, par e-mail, par SMS, par courrier postal ou au cours d’un entretien physique.

• Puis-je continuer de m’adresser aux services responsables dans l’entreprise ?

  Oui. Les supérieurs hiérarchiques, les représentants du personnel et tous les contacts habituels demeurent à disposition de tout employé comme premier point de contact.

• Suis-je protégé en tant que lanceur d’alerte ?

  Oui. Le lanceur d’alerte est protégé. Aucune mesure de représailles à l’encontre du lanceur d’alerte ne sera tolérée.

• Comment prévenir les abus du dispositif (dénonciation calomnieuse) ?

  Malgré le scepticisme exprimé à plusieurs reprises, les cas de dénonciations calomnieuses auprès du médiateur sont très rares. Néanmoins, le médiateur informe le lanceur d’alerte au début de l’entretien qu’aucun abus du système d’alerte ne sera toléré et qu’en cas d'abus délibéré, c’est-à-dire en connaissance de cause, il est tenu de transmettre les informations personnelles du lanceur d’alerte à l’entreprise. Dans tous les cas, les employés s'exposent à des conséquences disciplinaires en cas d’abus délibéré du système d’alerte.

• Comment la confidentialité et la sécurité des données sont-elles assurées ?

  Le bureau du médiateur veille au respect des obligations légales de conservation et des dispositions de la loi sur la protection des données. Les données à caractère personnel collectées se limitent à des informations sur l’identité du lanceur d’alerte et de la/des personne(s) concernée(s) par le signalement.

• Est-ce que je risque un licenciement immédiat si je suis visé par un signalement ?

  Non. La présomption d’innocence s’applique. Chaque signalement est examiné dans le respect de la loi et des règles internes et en tenant compte des intérêts de toutes les parties concernées. La décision sur les mesures éventuelles interviendra une fois l’enquête terminée.

• Que se passe-t-il si je donne un signalement et que celui-ci s’avère erroné ?

  Dans la mesure où le signalement a été transmis de bonne foi, c’est-à-dire qu’il n'était pas intentionnellement faux, le lanceur d’alerte ne doit subir aucunes conséquences.

• Dois-je obligatoirement m’adresser au médiateur si je soupçonne une violation de la loi ?

  Non, faire appel au médiateur est optionnel. Il sert de point de contact supplémentaire.

• Puis-je également me rendre en personne au bureau du médiateur ?

  Oui. Il est possible de consulter le médiateur en personne à tout moment, sur rendez-vous, et d’effectuer un entretien confidentiel.

• Puis-je contacter le médiateur ou même m’y rendre sur mon temps de travail ?

  Oui.

• Serai-je informé du traitement de ma demande ?

  Oui. Le médiateur informera le lanceur d’alerte de l’issue du signalement au plus tard après la clôture de l’affaire, dans la mesure autorisée par la loi.

• Le médiateur doit-il divulguer mon identité s’il est cité comme témoin dans une procédure pénale ou civile ?

  Non. Si le médiateur est appelé à témoigner dans le cadre d’une procédure pénale, civile ou autre, il ne divulguera le nom et l’identité du lanceur d’alerte demandant conseil que s'il y a été expressément autorisé par l’entreprise et le lanceur d’alerte.

• Puis-je contacter le médiateur et décider seulement à la fin de l’entretien si les faits seront transmis à l’entreprise ?

  Oui. Le médiateur peut, dans un premier temps, être contacté de manière totalement confidentielle. Il informe le lanceur d’alerte de ses droits au début de l’entretien. À la fin de l’entretien, le lanceur d’alerte décide alors si et sous quelle forme l’information doit être transmise à l’entreprise.

• Quels sont les interlocuteurs du médiateur dans l’entreprise ?

  Le médiateur transmet l’affaire à ses interlocuteurs dans l’entreprise sans nommer le lanceur d’alerte. Les destinataires sont les responsables des départements juridiques, des ressources humaines, de la sécurité du Groupe et de l’audit interne.

• Dois-je m’adresser au médiateur si je crains d’avoir commis une infraction pénale ?

  Le lanceur d’alerte peut également contacter le médiateur s’il a lui-même commis une infraction pénale. D’une part, le médiateur peut informer le lanceur d’alerte de ses droits ; d’autre part, une autodénonciation est perçue de manière favorable dans le contexte de la relation de travail existante et peut avoir, selon les cas, un effet atténuant lors d’éventuelles procédures judiciaires ultérieures.

• Le médiateur est-il obligé de transmettre les informations relatives à une infraction pénale directement au procureur de la République ?

  Non. Cette obligation s’applique uniquement dans des cas exceptionnels et restreints d’infractions pénales très graves, où toute personne a le devoir de transmettre des informations sur une infraction pénale à un procureur de la République.

• Comment est traité un signalement visant un interlocuteur du médiateur dans l’entreprise ?

  Dans ce cas, le médiateur peut contacter directement la Direction de l'entreprise.

• Combien de temps faut-il pour que l’affaire aboutisse ?

  Il n’est pas possible de formuler une réponse générale. Certains signalements peuvent être traités en quelques heures. Dans le cas d’enquêtes approfondies, le traitement peut prendre plusieurs semaines.